Prendre des notes en réunion n’est pas de tout repos. Et la tâche se complique encore plus si l’on doit rédiger un procès-verbal ou un compte rendu à l’issue de la rencontre.
Interlocuteurs qui parlent à une vitesse effarante ou qui s’expriment de façon plus ou moins claire, cacophonie causée par les interruptions des uns et des autres, non-respect de l’ordre du jour… voilà autant de situations pouvant donner des sueurs froides au secrétaire de réunion, qui ne sait pas toujours où donner de la tête! Pour assumer adéquatement son rôle, celui-ci a tout intérêt à connaitre et à appliquer des techniques de prise de notes.
Voici quelques astuces qui vous permettront de réaliser brillamment cette tâche, et même d’y prendre goût!
1) Informez-vous sur les sujets de discussion avant la réunion
Pour être en mesure de prendre efficacement des notes, il vaut mieux connaitre à l’avance les sujets qui seront abordés en réunion. Même si l’on n’est pas expert en la matière, une connaissance minimale des dossiers s’impose. N’hésitez pas à poser des questions à d’autres membres ou au président de la réunion si les sujets inscrits à l’ordre du jour relèvent du mystère pour vous.
2) Cessez de vouloir tout prendre en note
La main qui écrit ne peut pas soutenir le rythme d’une voix qui s’exprime. Du moins, pas longtemps! N’essayez pas de tout noter et concentrez-vous plutôt sur l’essentiel, c’est-à-dire les faits (et non les opinions!)
3) Choisissez des outils de travail qui vous conviennent
Ordinateur portable, enregistreur numérique, stylo électronique… de nombreux outils peuvent être utiles au secrétaire de réunion. Informez-vous, testez-les et adoptez ceux qui vous conviennent le mieux. Gardez toutefois en tête que de nombreux secrétaires chevronnés optent pour un simple calepin de notes! Pourquoi faire compliqué quand on peut faire simple?
4) Créez votre propre système d’abréviation
Utiliser des abréviations est une bonne façon d’améliorer sa vitesse d’écriture ou de frappe. En plus des abréviations les plus connues, vous pouvez créer votre propre système d’abréviation. Les sujets de discussion abordés en réunion tournent souvent autour des mêmes thèmes. Relevez les mots-clés qui sont susceptibles de revenir souvent et imaginez une façon de les abréger. Plus les raccourcis orthographiques seront intégrés machinalement à votre écriture, plus vous serez en mesure de consigner rapidement l’information entendue.
5) Misez sur des notes organisées
Il n’y a rien de pire que de sortir de réunion avec en main des notes brouillonnes, pleines de ratures et quasi illisibles. Pour être mieux organisé, vous pouvez prendre vos notes dans un gabarit de travail, que vous remplirez à l’ordinateur ou sur papier. Dans les deux cas, laissez de l’espace entre les lignes, faites des paragraphes, gardez une marge sur le côté pour ajouter de l’information au besoin. Prendre le temps de relire ses notes tout de suite après la réunion (et de les rectifier si nécessaire) est aussi une excellente idée!
6) Soyez fier de votre travail!
Être secrétaire de réunion est une lourde tâche. Mais c’est aussi un travail gratifiant, qui vous permet de jouer un rôle concret et actif au sein d’un comité de travail. Il est toujours plus facile d’effectuer une tâche lorsque l’on est motivé à le faire. Adoptez une attitude positive et soyez fier de relever ce défi stimulant!
Conseils tirés du livre Prise de notes et rédaction de l’auteure Geneviève Trudel, paru aux éditions Septembre.